“Sähköinen valtakirja” voi tarkoittaa kolmea eri asiaa

Hakusana sähköinen valtakirja kuulostaa yksiselitteiseltä, mutta käytännössä samalla nimellä puhutaan erilaisista ratkaisuista. Ero on tärkeä, koska yksi ratkaisu voi toimia OmaVerossa, toinen Kelan liitteenä ja kolmas pankissa vain pankin erikseen hyväksymällä tavalla.

Kun kysyt “kelpaako sähköinen valtakirja”, ensimmäinen kysymys on siksi: missä palvelussa ja mihin tehtävään? Vastaanottavan organisaation prosessi ratkaisee käytännössä paljon.

Suomi.fi-valtuus on rekisteriin tallennettu sähköinen valtuus

Suomi.fi kuvaa palvelussa annettua valtuutta sähköiseksi valtuudeksi. Valtuuttaja tunnistautuu, valitsee valtuutetun sekä ne valtuusasiat, joita toinen saa hoitaa, ja määrittelee valtuuden voimassaolon. Kun valtuutettu myöhemmin asioi Suomi.fi-valtuuksia hyödyntävässä digipalvelussa, palvelu tarkistaa oikeuden valtuusrekisteristä.

Tämä tekee Suomi.fi-valtuudesta erityisen käytännöllisen viranomaisasioinnissa, mutta sen käyttöala ei ole rajaton. Se toimii vain palveluissa, jotka hyödyntävät Suomi.fi-valtuuksia ja juuri niitä valtuusasioita, joita kyseisessä palvelussa käytetään. Suomi.fi-valtuus ei siis ole yleinen digitaalinen asiakirja, joka näytetään missä tahansa.

Mitä sähköinen allekirjoitus merkitsee valtakirjassa?

EU:n eIDAS-asetus erottaa sähköisen allekirjoituksen, kehittyneen sähköisen allekirjoituksen ja hyväksytyn sähköisen allekirjoituksen. Asetuksen 25 artiklan mukaan sähköiseltä allekirjoitukselta ei saa evätä oikeusvaikutusta tai kelpoisuutta todisteena pelkästään siksi, että se on sähköisessä muodossa tai ettei se täytä hyväksytyn allekirjoituksen vaatimuksia. Hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella on puolestaan sama oikeusvaikutus kuin käsin tehdyllä allekirjoituksella. Lähde: EUR-Lex (eIDAS) Lähde: Traficom

Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että mikä tahansa sähköisesti allekirjoitettu PDF pakottaisi jokaisen pankin tai viranomaisen hyväksymään valtakirjan missä tahansa palvelukanavassa. Kansallinen lainsäädäntö voi asettaa oikeustoimelle erityisiä muotovaatimuksia ja asiointipalvelu voi edellyttää tiettyä tunnistamis- tai valtuutusmenettelyä.

Hyvä esimerkki erityissääntelystä on kiinteistön kauppa. Maakaari sisältää kirjallista myyntivaltuutusta koskevat vaatimukset sekä erillisen mahdollisuuden sähköiseen valtakirjaan lain tarkoittamassa sähköisessä kaupankäyntijärjestelmässä. Tavallinen sähköpostiin liitetty PDF ei siten ole automaattisesti sama asia kuin maakaaren järjestelmässä annettu sähköinen valtakirja. Lähde: Finlex (maakaari)

Käykö sähköinen valtakirja Kelassa, Verossa tai pankissa?

Kelan nykyinen ohje havainnollistaa joustavaa menettelyä. Kela hyväksyy etuusasioissa oman lomakkeensa tai vapaamuotoisen valtakirjan, ja valtakirjan voi toimittaa OmaKelassa liitteenä. Jos valtuuttaja itse lähettää valtakirjan OmaKelassa omilla tunnuksillaan, Kelan ohjeen mukaan valtakirjaa ei tarvitse allekirjoittaa. Lähde: Kela

Verohallinnon järjestelmä toimii eri tavalla. Paperisella valtakirjalla voi hoitaa tiettyjä henkilöasiakkaan veroasioita puhelimessa, palvelupisteessä ja paperilomakkeilla, mutta sillä ei voi asioida OmaVerossa. Sähköiseen OmaVero-asiointiin käytetään palvelun tunnistamaa edustamisoikeutta, kuten tilanteeseen sopivaa Suomi.fi-valtuutta. Lähde: Verohallinto

Pankkien kohdalla Suomi.fi:n edunvalvontaopas muistuttaa, etteivät pankit ja vakuutusyhtiöt kuulu automaattisesti Suomi.fi-valtuuksilla toimiviin palveluihin. Pankki voi käyttää omaa valtakirjaansa, tilinkäyttöoikeutta tai muuta tunnistettua menettelyä. Siksi pankkiasioita varten kannattaa aina tarkistaa valtuutusmuoto omasta pankista.

Näin käytät sähköistä valtakirjaa turvallisemmin

Mikä sähköinen valtuutustapa kannattaa valita?

Jos vastaanottaja käyttää Suomi.fi-valtuuksia, Suomi.fi-valtuus on yleensä selkein ratkaisu, koska asiointipalvelu voi tarkistaa oikeuden suoraan valtuusrekisteristä. Erillisen PDF:n lähettämistä tai käsin tehtyä tarkastusta ei silloin välttämättä tarvita.

Jos palvelu ei käytä Suomi.fi-valtuuksia mutta hyväksyy asiakirjamuotoisen valtakirjan sähköisesti, tarkista, mitä se tarkoittaa “sähköisellä valtakirjalla”. Joillekin vastaanottajille riittää allekirjoitetun paperin skannattu kopio, toisille tarvitaan sähköisesti allekirjoitettu alkuperäinen asiakirja ja kolmas käyttää vain omaa verkkolomakettaan.

Kun sähköisen allekirjoituksen tasolla on merkitystä, selvitä vastaanottajan vaatimus ennen allekirjoittamista. eIDAS-asetuksen “hyväksytty sähköinen allekirjoitus” on juridisesti täsmällinen käsite eikä sama asia kuin esimerkiksi nimen kirjoittaminen PDF:n allekirjoituskenttään. Sähköiseltä allekirjoitukselta ei eIDAS-asetuksen mukaan saa evätä oikeusvaikutusta tai kelpoisuutta todisteena pelkästään sen sähköisen muodon vuoksi, mutta eri allekirjoitustapojen tekninen varmuus ja oikeusvaikutukset eivät ole identtisiä.

Muista myös säilytys. Jos valtakirja laaditaan sähköisesti, säilytä alkuperäinen tiedosto ja tiedot allekirjoituksen validoinnista. Pelkkä tulostettu kopio voi myöhemmin menettää osan sähköiseen allekirjoitukseen liittyvästä teknisestä todistusarvosta. Jos kyse on tavallisesta allekirjoitetusta PDF:stä ilman erityistä allekirjoituspalvelua, säilytä ainakin lähetys- ja vastaanottotiedot, jos niillä voi olla merkitystä valtuutuksen osoittamisessa.

Entä sähköisen valtakirjan peruuttaminen?

Myös sähköinen valtuutus pitää voida lopettaa, kun tarve päättyy. Suomi.fi-valtuuden voi mitätöidä Suomi.fi-valtuuksissa. Asiakirjamuotoisen sähköisen valtakirjan kohdalla peruuttamisen oikeudellinen tapa riippuu siitä, miten valtuutus on annettu ja saatettu vastaanottajan tietoon. Jos sama asiakirja on toimitettu useaan organisaatioon, peruuttamisesta kannattaa ilmoittaa niille erikseen.

Säilytä tarvittaessa tieto siitä, milloin peruutus on tehty ja kenelle se on ilmoitettu. Näin valtuuttaja pystyy myöhemmin osoittamaan, ettei vanhaa sähköistä asiakirjaa ollut tarkoitettu käytettäväksi enää peruutusajankohdan jälkeen.

Usein kysyttyä

Viralliset lähteet

Juridiset ja viranomaismenettelyä koskevat ydinkohdat on tarkistettu näistä ajantasaisista virallisista lähteistä. Tarkista erityisesti palvelukohtaiset menettelyt vielä asiointihetkellä, koska verkkopalvelut ja ohjeet voivat muuttua.