1. Rekisterinpitäjä

Tämä tietosuojaseloste koskee Valtuutukseni.fi-verkkopalvelun henkilötietojen käsittelyä.

• Rekisterinpitäjä: NS Deco Group
• Y-tunnus: 3381113-3
• Osoite: Kilterinaukio 1, 01600 Vantaa
• Sähköposti: [email protected]

2. Käsiteltävät tiedot

• asiakkaan sähköpostiosoite sekä tilauksen, hyväksyntöjen ja maksun tiedot
• valtuuttajan nimi, syntymäaika, osoite, postinumero, postitoimipaikka ja kotikunta
• varsinaisen, toissijaisen ja varavaltuutetun nimi, syntymäaika, suhde valtuuttajaan sekä lomakkeessa pyydetyt osoite- tai kotikuntatiedot
• asiakirjan sisältöä koskevat valinnat ja käyttäjän vahvistukset
• Stripen palauttamat maksun tila, summa, valuutta ja tapahtumatunnisteet; koko korttinumeroa tai turvakoodia ei tallenneta
• tietoturvaa varten tiivistetty IP-tieto, selaimen käyttäjäagentti ja aikaleimat
• käyttäjän suostumusvalinta analytiikka- ja markkinointitunnisteille

3. Käsittelyn tarkoitukset

• tilatun asiakirjapaketin muodostaminen ja toimittaminen
• keskeneräisen lomakkeen tallentaminen, jatkolinkin muodostaminen ja yhden palveluun liittyvän jatkomuistutuksen lähettäminen
• maksun, asiakirjalinkin, muokkauslinkin ja tilausvahvistuksen käsittely
• asiakaspalvelu, reklamaatiot ja virheiden selvittäminen
• kirjanpito, verotus ja muut lakisääteiset velvoitteet
• palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja tekninen ylläpito
• suostumukseen perustuva analytiikka ja mainonnan mittaus

4. Oikeusperusteet

Asiakirja- ja tilaustietojen käsittely perustuu sopimuksen valmisteluun ja täyttämiseen. Kirjanpito- ja verotustietojen käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseen. Tietoturvaan, väärinkäytösten estämiseen ja oikeudellisten vaatimusten käsittelyyn liittyvä käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Analytiikka- ja markkinointitunnisteita käytetään vain käyttäjän erillisellä suostumuksella. Suostumuksen voi peruuttaa evästeasetuksista.

5. Vastaanottajat ja käsittelijät

Tietoja käsittelevät tarpeen mukaan maksupalveluntarjoaja Stripe, verkkosivuston ja palvelimen ylläpitopalvelut, sähköpostipalvelun tarjoaja, kirjanpito- tai taloushallintopalvelu sekä suostumuksen perusteella Google analytiikan ja mainonnan mittausta varten. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle lain velvoittaessa.

Palvelu ei lähetä edunvalvontavaltakirjaa DVV:lle tai muulle viranomaiselle käyttäjän puolesta.

6. Siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajista voi käsitellä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolella. Siirroissa käytetään soveltuvaa lainmukaista siirtoperustetta ja suojatoimia, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai vakiosopimuslausekkeita.

7. Säilytysajat ja automaattinen poistaminen

• Kesken jääneet lomakkeet sekä epäonnistuneet tai maksamattomat tilaukset: lomake- ja yhteystiedot poistetaan automaattisesti viimeistään 7 päivän kuluttua tallennuksen tai tilauksen luonnista. Keskeneräisestä lomakkeesta voidaan lähettää yksi palveluun liittyvä jatkomuistutus käyttäjän itse antamaan sähköpostiosoitteeseen.
• Maksetut tilaukset: asiakirjan muodostamiseen käytetyt henkilötiedot, sähköpostiosoite, asiakirjavalinnat, tiivistetty IP-tieto ja selaintieto poistetaan automaattisesti, kun 30 päivän asiakirja- ja muokkausaika päättyy.
• Maksu-, sopimus- ja kirjanpitotiedot: tilausnumero, hinta, valuutta, maksun ajankohta, maksupalvelun tunnisteet ja hyväksyntöjen todentamiseen tarvittavat vähimmäistiedot säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja oikeudellisten vaatimusten edellyttämän ajan.
• Suostumusvalinta: evästevalinta tallennetaan käyttäjän laitteelle enintään 180 päiväksi tai kunnes käyttäjä muuttaa valintaansa.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa käsittelystä sekä tilanteen mukaan pyytää pääsyä tietoihin, oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja saada tiedot siirrettyä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilman, että peruutus vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Pyyntö lähetetään osoitteeseen [email protected]. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan ennen pyynnön toteuttamista.

9. Valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo henkilötietoja käsiteltävän lainvastaisesti, hän voi tehdä valituksen Tietosuojavaltuutetun toimistolle.

10. Evästeet ja Google Consent Mode

Välttämättömiä teknisiä tunnisteita voidaan käyttää palvelun toimintaan ja turvallisuuteen ilman erillistä suostumusta. Google Analyticsin ja Google Adsin mittaus on oletuksena estetty, kunnes käyttäjä hyväksyy analytiikan. Hyväksyminen ja jatkaminen ilman analytiikkaa ovat tarjolla samassa valintanäkymässä.

11. Tietoturva

Tietoja suojataan käyttöoikeuksien rajauksella, salatuilla verkkoyhteyksillä, palvelin- ja sovellustason suojaustoimilla sekä säilytysaikojen teknisellä toteutuksella. Täydellistä tietoturvaa ei voida taata missään verkkopalvelussa.

12. Muutokset

Selostetta voidaan päivittää palvelun, käsittelytapojen tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio ja päivityspäivä ovat tällä sivulla.